Пошкодження або нестача: що зафіксувати при отриманні

1. Спочатку відокремте три проблеми

Зім’ята коробка, відсутнє місце та нестача товару всередині — різні спостереження. Порівняйте фактичні коробки з пакувальним листом та локальними номерами. Якщо одна коробка ще в дорозі, це не доводить втрату всієї партії. Фіксуйте, що саме перевірено: зовнішня упаковка, кількість місць чи вміст. Попросіть команду зіставити номер замовлення постачальника, складський референс, міжнародний номер і місцевий номер.

2. Зафіксуйте стан до перепакування

Під час отримання огляньте доступні зовнішні поверхні, етикетки й пломби. За видимого пошкодження попросіть працівника перевізника зафіксувати зауваження за його процедурою та збережіть копію або номер звернення. Зробіть загальне фото коробки з етикеткою, фото пошкодженої ділянки та, після безпечного відкриття, внутрішньої упаковки й товару. Залиште оригінали фото без редагування; копії можна підписати номером коробки.

3. Зберіть один пакет матеріалів

Запишіть країну, місце й час отримання, усі транспортні референси, очікувані та отримані місця, SKU й кількість відсутніх або пошкоджених одиниць. Додайте інвойс постачальника, пакувальний лист, підтвердження вартості та погоджені транспортні умови. Збережіть товар, коробку, етикетки й наповнювач для можливої перевірки; до утилізації чи ремонту отримайте інструкції відповідальної сторони. Не розміщуйте персональні документи або адресні етикетки у відкритих публікаціях.

4. Оберіть відповідальну ділянку

Якщо розбіжність виявлено під час приймання в Китаї, почніть зі складського запису, інвойсу й завдання на перевірку. Якщо при місцевій доставці — з місцевого номера та запису отримання. Зверніться до Jeton Express із матеріалами для визначення відповідної ділянки, договірної сторони й потрібного каналу. Повідомлення команді саме по собі не означає зареєстровану претензію перевізнику. Окремо попросіть підтвердити, хто подає офіційне звернення, його номер і строк за застосовними умовами.

5. Україна й Молдова: перевірте окремі правила

Офіційна довідка Nova Poshta для України описує звернення через застосунок, кабінет, відстеження, контакт-центр або відділення; для Nova Global наведено окремі бланки. Правила Nova Post у Молдові містять власну процедуру й адресу support_md@novapost.com. Перед поданням перевірте фактичного оператора й чинні умови конкретного перевезення за посиланнями нижче. Не переносіть строки, ліміти компенсації чи процедури однієї країни на іншу. Рекомендації DHL Freight нижче використано лише як приклад організації фото й документів.

6. Приклад: три коробки, отримано дві

Умовний приклад: за пакувальним листом очікуються A, B і C. Отримано A та B; коробка B зім’ята, вміст ще не перевірено. Запишіть два незалежні питання: місце C не отримане станом на час перевірки; упаковка B має видиме пошкодження. Додайте фото B і локальні номери A/B/C, попросіть перевірити останню подію C. Після відкриття B окремо зафіксуйте фактичний стан і кількість товарів. Не робіть висновок про винну сторону лише з фото коробки.

7. Що підтвердити до наступного відправлення

Погодьте упаковку під товар, контроль кількості, маркування кожного місця, фото перед відправленням і зв’язок референсів. Якщо потрібне страхування, письмово підтвердіть покриття, виключення, страхову суму та порядок звернення до відправлення. Інвойс, оголошена вартість і страховий захист — окремі записи; наявність одного не підтверджує інші. Компенсація залежить від застосовних умов і розгляду матеріалів, а не від самого складання цього списку.